Nowotomyski urząd zakończył postępowanie w sprawie błędnie kierowanej korespondencji do nieżyjącego Piotra

Do tematu korespondencji adresowanej do nieżyjącego Piotra, syna pani Ilony Ochli, wracamy kolejny raz. We wrześniu informowaliśmy, że zaadresowane na jego imię i nazwisko zostały dwa pisma. Jedno dwa lata temu, dotyczące nieuczęszczania chłopaka do szkoły- choć od 17 lat nie żył. Kolejna przyszła jesienią ubiegłego roku w sprawie wstawiennictwa do Wojskowej Komendy Uzupełnień. Dla rodziny był to szok, który ponownie przywołał przykre wspomnienia.

Skontaktowaliśmy się wówczas z Wojskową Komendą Uzupełnień i tam wyjaśniono nam, że mężczyźni, którzy w danym roku kalendarzowym kończą 19. rok życia są zobowiązani stawić się, w określonym terminie i miejscu, do kwalifikacji wojskowej.

- Osoby te zgodnie z ustawą wzywa wójt, burmistrz lub prezydent miasta. W zależności od tego, jaka to jednostka terytorialna. Wojskowy Komendant Uzupełnień dopiero w trakcie stawienia takiej osoby zakłada się jej ewidencję wojskową. My jako organ wcześniej nie dysponujemy takimi danymi

- dodawał rzecznik WKU.

Z tej informacji jasno wynikało, iż korespondencja do nieżyjącego Piotra kierowana była z Urzędu Miasta w Nowym Tomyślu. Postanowiliśmy skontaktować się z burmistrzem w tej kwestii.

Włodzimierz Hibner zapewnił nas, że postara się sprawę wyjaśnić i przeprowadzić w swoich szeregach rozpoznanie w temacie. 27 września 2021r. pani Ilona Ochla złożyła w Urzędzie Miasta w Nowym Tomyślu oficjalny wniosek w sprawie zajęcia się i weryfikacji niezgodności danych w instytucji ze stanem faktycznym. Dwa dni później odebrała telefon, w którym została zaproszona do ratusza. Po spotkaniu mieszkanka Borui Nowej poinformowała nas, że została oficjalnie przeproszona za zaistniałą sytuację. W. Hibner zapewnił również, że podjęto czynności zmierzające do wyjaśnienia przyczyn tej sprawy i będą wdrożone działania wewnętrzne, poprawiające funkcjonowanie komunikacji w urzędzie.

Jak się dowiedzieliśmy od pani Ilony, w korespondencji do niej nadesłanej poinformowano, że zakończono wewnętrzne czynności wyjaśniające w sprawie nieuprawnionego kierowania korespondencji do jej nieżyjącego syna. Działania, jakie zostały podjęte, na polecenie burmistrza Nowego Tomyśla, nie pozwoliły jednoznacznie przypisać winy za zaniechania, które spowodowały dwukrotne, błędne wysłanie korespondencji.

- Nie można jednoznacznie stwierdzić w ciągu czynności, które kolejno wykonywali poszczególni urzędnicy dlaczego nie został skutecznie poprawiony błędny zapis. Nie bez znaczenia jest również odstęp czasowy i przeprowadzona w 2015 roku centralizacja danych pozostających w dyspozycji wszystkich urzędów gmin na terenie kraju, która polegała na przesłaniu posiadanych zasobów z Centralnych Rejestrów Państwowych. Znane są bowiem przypadki, kiedy po tym czasie osoby nieżyjące ponownie zaczynały funkcjonować w systemach jako żyjące

- cytuje nadesłaną korespondencje ze strony władz miasta, pani Ochla.

Dodał on również, że chcąc zapewnić w pełni profesjonalne działanie kierowanego przez niego urzędu, polecił zweryfikowanie funkcjonujących dotąd procedur i opracowanie takiego systemu postępowania, który zabezpieczy przed ponownymi przypadkami kierowania korespondencji do osób nieżyjących.

Dla Ilony Ochli wyjaśniania te nie są wystarczające. Nie jest zadowolona z treści pisma, które otrzymała.

- Dla mnie tłumaczenia te są nie do przyjęcia. Jak to możliwe, że nie da się określić osoby odpowiedzialnej? W każdej innej pracy jakoś pracodawcy potrafią określić winnych. A tutaj w Urzędzie Miejskim dzieją się takie rzeczy? I pracownicy mogą popełniać błędy i nie ponoszą żadnych konsekwencji? To jakiś absurd!

- mówi w rozmowie z nami rozżalona kobieta.

Postanowiliśmy w związku z niezadowoleniem kobiety ponownie poprosić o komentarz ratusza. W oficjalnym stanowisku czytamy, że nie ustalono osoby odpowiedzialnej za zaistniały stan rzeczy, ponieważ kilka czynników miało wpływ na to, że doszło do błędnego skierowania korespondencji.

- Niedopatrzenie dotyczące właściwego wpisu miało miejsce zarówno ze strony pracownika tut. Urzędu jak i pracownika Urzędu Stanu Cywilnego w Poznaniu – z naszej strony został przesłany sygnał o zgonie, ale nie został on właściwie wpisany przez inny organ, a tej informacji nie zweryfikowaliśmy (a powinien zostać wychwycony błąd). Pokłosiem zakończonego postępowania wyjaśniającego jest między innymi przygotowana szczegółowa Procedura postępowania w sprawie określenia zasad weryfikowania informacji o osobie zmarłej, aby zapobiec powtórzeniu się podobnych sytuacji w przyszłości

- informuje Urząd Miejski w Nowym Tomyślu.